Penerapan Knowledge Management Studi Kasus di Salah Satu Unit Organisasi LIPI

Latar Belakang

• Diperlukan perubahan paradigma organisasi dari resource- based menjadi knowledge-based
• Pengembangan SDM dan knowledge sharing (berbagi knowledge) dikalangan karyawan
• knowledge management adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling
  berbicara, yang sekarang populer dengan label learning organization.

Manfaat
Adanya OKMS yang merupakan penerapan KM dengan memberdayakan ke empat fungsi yaitu :

• using knowledge
• finding knowledge
• creating knowledge
• packaging knowledge

Membangun Organizational Knowledge Management Systems (OKMS) memerlukan enam tahap siklus knowledge yaitu :

• menciptakan knowledge
• menangkap knowledge
• menyaring knowledge
• menyimpan knowledge
• mengelola knowledge
• mendesiminasikan knowledge
• menciptakan knowledge lagi, dan seterusnya

Banyak organisasi belum / tidak mengetahui potensi knowledge (knowledge + pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh masing-masing karyawannya. Riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam struktur :

• – 42 % dipikiran (otak) karyawan;
• – 26 % dokumen kertas;
• – 20 % dokumen elektronik;
• – 12% knowledge base elektronik.

Untuk memaksimalkan sharing knowledge antar karyawan diperlukan :

1. proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan knowledge ke seluruh unit kerja
2. kebijakan
3. menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu
4. adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems
5. analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse
6. mengidentifikasi kategori knowledge
7. mengkombinasikan pengindeksan, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs,
8. mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah.
9. memetakan knowledge (knowledge mapping) secara on-line atau off-line, memberikan pelatihan, dan memberikan perlengkapan akses ke knowledge.

Dalam merancang sistem knowledge management diperlukan empat komponen, yaitu:

1. Aspek Manusia
2. Proses
3. Teknologi
4. Content (isi)

Keuntungan Enterprise Knowledge Portal (EKP) :

1. Gambaran organisasi yang konsisten
2. Kemampuan mengelola dan mencari informasi
3. Akses langsung ke informasi dan sumber daya organisasi
4. Hubungan langsung ke laporan-laporan,dan pertanyaan-pertanyaan,
5. Hubungan langsung ke data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang
6. Identitas individu dan akses ke isi/subyek (content) yang dapat dipersonalisasi.

Penerapan Model OKMS sebaiknya melalui pendekatan stok dan alur knowledge yang merupakan karakteristik dari OKMS :

• Stok knowledge adalah sesuatu yang telah diketahui yang dapat berupa database atau perpustakaan, organisasi/institusi, tersebar di seluruh organisasi/institusi dalam berbagai kantor, filling cabinets, rak buku (bookshelves), dsb atau ada di kepala karyawan.

• Sedangkan Alur knowledge  adalah supaya knowledge dapat bermanfaat (menyebar ke manapun dalam organisasi).

Daftar Pustaka

• Abell, Angela dan Nigel Oxbrow (2001). Computing with Knowledge: The Information Professional in the Knowledge Management Age. London: Library  Association Publication.
• Bell, Housel (2001). Measuring and Managing Knowledge, McGraw-Hill, Singapore.
• Davenport, Thomas H and Prusak,L(1998). Working Knowledge : How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press.
• Davidson, Carl & Philip Voss (2003). Knowledge Management : An Introduction to creating :  Competitive Advantage from intellectual capital, Vision Books, New Delhi, India.
  Housel, Thomas J and Arthur H.Bell (2001). Measuring and Managing Knowledge. Boston: Mc Graw-Hill International Edition.
• Kling, Rob (2000). “Learning about Information Technology and Social Change: the Constribution of Social Informatics”. The Information Society, Vol.16, No.3, pp 217-232.
• Malhotra, Yogesh (2000). “ From Information Management to Knowledge Management: Beyond the “Hi-Tech Hidebound’ Systems” dalam K. Srinantaiah dan MED Koenig (ed). Knowledge Management for the Information Professional. Medford, N.J: Information Today, Inc. pp:37-61.
• Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka (1995). The Knowledge- Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University Press.
  Setiarso, Bambang (2005). “ Knowledge Sharing in Organizations: models and mechanism”.
• Kualalumpur (Malaysia) : Special Library Conference (Slib 2005), May 15-17, 2005.p 14.
  Setiarso, Bambang (2005). Strategi Pengelolaan Knowledge untuk Meningkatkan Daya Saing UKM. Proceeding Seminar Ilmiah Nasional PESAT 2005. Jakarta: Universitas Guna Darma, Vol. 1 – Agustus 2005, 9 hal.
• Subagyo, H. 2006, “Metodologi Pengukuran Peranan Forum Diskusi dalam Proses Berbagi Knowledge; Kasus Intra PDII-LIPI”, Diklat Peneliti Tingkat I, Juli 2006.
• Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com

Lisensi Dokumen:
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com
Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari IlmuKomputer.Com.